Kan foreningen hjælpe ?
Som formand eller udvalgsmedlem i en afdeling i GSG&IF koncentrerer man sig primært om, hvad der sker i ens egen afdeling og fagligt er man naturligvis på hjemmebane. Men undervejs dukker der mange spørgsmål/problemer op, som måske ikke umiddelbart kan lade sig besvare/løse og så er det en god ide at hente hjælp/assistance andre steder i foreningen. Det kan være hos andre afdelinger/andre i udvalget eller i forretningsudvalget, der varetager foreningens interesser på vegne af alle udvalg. Alle medlemmer i forretningsudvalget vælges på den årlige generalforsamling og har ofte en erfaring, der er god at trække på.
I dette afsnit har vi forsøgt at beskrive nogle af de situationer, hvor forretningsudvalget kan være behjælpelig. Vi får helt sikkert ikke beskrevet alle tænkelige situationer, så hvis du er i tvivl, så kontakt formanden, så finder vi nok en løsning. Siden vil være under jævnlig opdatering, så mangler du et punkt, er du meget velkommen til at kontakte per@gsgif.dk.
I enkelte situationer må en afdeling slet ikke lade være med at gå via forretningsudvalget, eksempelvis ved kontakt til kommunen, lånoptagning eller pædofili-området. Dette er angivet under de enkelte situationsbeskrivelser.
Selv om afdelingen til daglig selv styrer sin økonomi og fastsætter kontingentindtægter og styrer udgifter, er det væsentligt at holde fast i at det økonomiske ansvar og overordnede styring sker i bestyrelsen, d.v.s fælles for hele foreningen. Dette fremgår klart af foreningens vedtægter, paragraf 8. Det har reel betydning i følgende forhold:
-
Hvis afdelingens økonomi bevæger sig væsentlig ned af bakke, kan forretningsudvalget/bestyrelsen foretage indgreb i afdelingens virke.
-
Forretningsudvalg/bestyrelse kan foretage revision af afdelingernes regnskab og kontrol af beholdninger
-
Afdelingen må ikke indgå i nogle former for eksterne lån; derimod kan lån i hovedforeningen komme på tale (se afsnit: Lån - interne og eksterne)
-
Hvis afdelingen ønsker at foretage større investeringer (p.t. over 10.000 kr.), skal dette forelægges forretningsudvalget, der kan vælge at få det forelagt bestyrelsen.
-
Hvis udvalget og medlemmerne i en afdeling ønsker at flytte afdelingen til sin egen forening eller en anden forening, bliver alle økonomiske midler og aktiver i GSG&IF's besiddelse.
Afdelingens økonomi
Lån i hovedforening
Lån i hovedforening
I forbindelse med større anskaffelser, investeringer eller afholdelse af større arrangementer kan en afdeling indgå en låneaftale med hovedforeningen. Der kan normalt ikke gives lån til afdelingens almindelige drift. Lån på beløb op til 20.000 kan imødekommes af FU, hvis formålet anerkendes. Ved større beløb - eller hvis FU ikke umiddelbart anerkender formålet, skal låneansøgning indbringes for bestyrelsen.
Tilbagebetalingsaftale skal accepteres af låntager inden lånet kan iværksættes. Ved beløb inden for den givne grænse skal tilbagebetaling være afsluttet senest 8 år efter lån. Der kan kræves rente af lånet svarende til foreningens renteindtjening. Hvis foreningen skal indgå i eksterne lån for at kunne udlåne et beløb til en afdeling, skal renteomkostninger m.v. betales af låntager.
Regnskabsføring
Normalt er afdelingskasserer ansvarlig for at forestå bogføringen i foreningens regnskabssystem, men p.t. er foreningens regnskabsfører disponibel til at forestå bogføringen i de afdelinger, der måtte ønske det, og denne ydelse foregår endda uden omkostninger for afdelingen. Aftale om regnskabsføring indgås mellem afdelings kasserer og foreningens forretningsfører. Under aftalen er kasserer-aktiviteterne opdelt som følgende:
Afdelingskassereren arbejde vil være:
- Betalte regningen kontant og via bank
- Samle bilag til bogføring incl. kontoudtog fra bank, bilagene kan evt. være konteret
- Indsamle tilmeldinger for nye medlemmer
- Indsamle udmeldelser for nuværende medlemmer
- Udleverer girokort
- Sende rykkerskrivelser på restancer
Idrætsforeningen arbejde vil være:
- Bogfører bilag og afstemme bank
- Fremsende saldobalance
- Fremsende saldoliste på debitor
- Registrere ind- og udmeldelser
- Udskrive girokort
Ansøgninger til kommunen
Roskilde kommune bidrager til afdelingens indtægter med persontilskud (voksne og børn), lokaletilskud og kursustilskud, der alle administreres via en dialog mellem afdelingens kasserer og hovedforeningens kasserer/forretningsfører. Sidstnævnte sørger for kommunikationen med kommunen.
Ansøgninger om økonomisk støtte herudover foretages via skriftlige ansøgninger, der ifølge krav fra kommunen alene kan sendes via foreningens formand. Afdelingen udarbejder normalt ansøgningen (FU bidrager gerne) og afsætter plads til både afdelingsformands og foreningsformands underskrift. Sidstnævnte fremsender ansøgningen, og begge deltager i en evt. efterfølgende dialog med kommunen.
Hvis FU ikke er enige i en ansøgning fra en afdeling, skal forslaget forelægges bestyrelsen, der endelig kan afgøre om ansøgningen skal indsendes.
Kommunen kan p.t. ansøges om støtte fra puljer til kulturintegration, idrætsfaciliteter, større idrætsarrangementer, start og udvikling samt unge.
Økonomisk disponering
Denne del af forretningsorden for GSG&IF beskriver de rammer, der er gældende for økonomisk disponering i såvel afdelinger som i hovedforening.
Efterfølgende beløbsgrænser er gældende pr. økonomisk disponering. En økonomisk disponering omfatter et samlet indkøb og må ikke splittes op i enkelt elementer. Eksempelvis Et indkøb af 3 geværer betragtes som et beløb, der ikke må opdeles i 3, indkøb af fodboldsmål må ikke deles op i træværk og net o.s.v.
Følgende former for posteringer indgår ikke i de nævnte rammer:
-
Lejeomkostninger til Gundsølillehal
-
Interne kontingenter til hovedforening
Når der i det efterfølgende nævnes budget, er der tale om godkendt budget (godkendes på den årlige generalforsamling. (i perioden fra 1.januar til generalforsamling) vil beløbsgrænse for alle indkøb og investering være kr. 10.000 inden krav om godkendelse på bestyrelsesmøde.
Foreningens forretningsorden justeres ret ofte og kan læses her:
Medlemsskaber
DIF og andre organisationer
Medlemsskabet af specialforbund hos Dansk Idrætsforbund og andre sportslige specialforbund (eks. FMI) kan indgås frit af den enkelte afdeling, der også selv betaler omkostningerne hertil.
Hovedforeningens medlemsskab af andre organisationer m.v. skal godkendes i bestyrelsen inden medlemsskab indgås.
Afdelingernes medlemsskab af ikke sportslige organisationer/foreninger kan af FU indbringes til godkendelse i bestyrelsen
DGI
GSG&IF har været medlem af DGI og forrige organisation igennem mange år. Hovedforeningen betaler for medlemsskabet, d.vs. alle afdelinger er automatisk med i organisationen og kan anvende DGI's turneringer, stævner og øvrige tilbud. Specielt anvendes der en del kursustilbud fra DGI både fra kursuskatalog og special tilrettede punktkurser for vores forening.
Uddannelse af trænere/ledere
Den idrætsmæssige del af uddannelse af trænere/ledere i afdelingen varetages alene af afdelingens ledelse, bortset fra ansøgning om økonomisk støtte, der sker via hovedforeningens kasserer.
Hovedforeningen står for uddannelse indenfor førstehjælp og hjertestarter m.v. og betaler også omkostningerne hertil, hvis der ikke kan skaffes tilskud fra kommunen. Derudover kan hovedforeningen indgå i uddannelsestiltag inden for samarbejde, lederuddannelse etc. efter debat og aftale i bestyrelsen.
Børneattester
Til alle trænere/ledere, der arbejder med/er beskæftiget med børn og unge under 15 år, skal vi sikre, at de godkendes af politiet med børneattest. Det er lovbefalet og fremgår da også af foreningens vedtægter. Ansvaret herfor er placeret i bestyrelsen, og i dagligdagen er det afdelingens formand og hovedforeningens formand (alternativt kan der udpeges substitut), der står for arbejdet med at indhente en børneattest.
Roskilde kommune har siden 2011 haft et krav om, at vi skal indsende en erklæring til kommunen, hvor vi bekræfter, at vi har indhentet de fornødne børneattester, og har i 2013 yderligere strammet grebet. Dels er kommunale tilskud nu blevet gjort afhængige af, at vi har sikret børneattester, og dels skal vi have en underskrevet erklæring fra alle afdelingsformænd om, at de enten ikke har behov for børneattester eller at de har de fornødne attester på alle aktive trænere/holdledere, der er beskæftiget med børn. Derfor skal alle afdelingsformænd nu i august måned på grundlag af en træneroversigt bekræfte, at der kun står aktive trænere på listen, og at alle relevante trænere/ledere er med. Erklæring og korrigeret liste samt evt. supplerende ansøgninger om børneattester skal være afleveret til foreningens formand senest den 1. september. Hvis dette ikke opfyldes kan foreningens formand udelukke den pågældende træner indtil førstkommende bestyrelsesmøde, hvor permanent udelukkelse kan besluttes.
Når godkendelse er gennemført udsendes en korrigeret liste. Ændring af trænere/ledere i løbet af året samt indmeldelse af unge trænere/der bliver 15 skal indmeldes løbende gennem året.
Følgende procedure skal gennemføres:
Forretningsudvalget udpeger en person i udvalget, der er ansvarlig for børneattester incl. hemmeligholdelse af CPR-numre.
Afdelingsformand skal sikre - typisk ved sæsonstart eller ved senere udskiftning/supplering af trænerstaben - at alle aktive trænere/ledere er godkendte, hvis de beskæftiger sig med børn og unge under 15 år. Hvis der er trænere/ledere, der mangler godkendelse, skal afdelingsformanden sørge for, at træner/leder udfylder en bestilling af børneattest (se nedenstående blanket) Blanketten udfyldes med følgende: Efternavn, fornavn(e) og personnummer, mailadresse, telefon og afdeling.
Blanketten skal derefter afleveres til denansvarlige i Forretningsudvalg, der via politiets side: www.politi.dk registrerer ansøgningen og samtidig sender besked til ansøgerne om at besvare politiets henvendelse snarest. Samtidig ajourfører den ansvarlige forretningsudvalgets liste over godkendte trænere/ledere.
Når der kommer godkendelse tilbage fra politiet, ajourøfres listen igen, og kan et par gange distribueres til afdelingerne, så de kan sikre, både at alle relevante trænere/ledere står på listen, og ligeså: at der ikke står nogle, der ikke er aktive i foreningen i øjeblikket.
Hvis den ansvarlige får info om, at poltiet ikke kan godkende en ansøgning, går den ansvarlige sammen med hovedforeningsformand og afdelingsformand til DGI's sagkyndige, der assisterer med at håndtere sagen herefter.
NB Ungdomstrænere og -praktikanter skal godkendes, når de bliver 15 år, hvis de arbejder med børn og unge under 15 år!
Blanketten findes her:
Lokaler
Idrætsforeningen råder på mange måder over forskellige lokaler, der gennemgås i det efterfølgende, hvor vi også beskriver anvendelsesmuligheder og -begrænsninger.
Hallen; Gundsølillehallen
Hallen lejes normalt af idrætsforeningen i hele sæsonen (excl. sommer-, efterårs- og juleferie samt vinterferie) hverdagsaftener og mandag eftermiddag. PÅ hverdage herudover bruger Lindebjergskolen hallen. De lejede tider fordeles mellem de enkelte afdelinger på et bestyrelsesmøde i maj måned, gældene for efterfølgende sæson. I weekenden anvendes hallen dels til idrætsforeningens arrangementer som håndbold- eller fodboldsstævne, gymnastikopvisning, fastelavnsfest etc, men mange andre har også glæde af hallen til hundeudstillinger, dansearrangementer, fester, DGI stævner og meget mere, og her gælder princippet: først til mølle: hallen skal bestilles i god tid, hvis I planlægger et arrangement.
Enhver anvendelse af hallen faktureres enten via hovedafdelingen til afdelingerne eller direkte. Hvis der skal opnås lokaletilskud fra kommunen, skal fakturering foretages via hovedafdelingen.
Idrætsforeningen råder over mange forskellige nøgler, der kan uddeles til træner/leder og andre med relevante behov. Fælles for alle nøgler er følgende gældende: En nøgle udleveres personligt, og der skal oplyses navn, adresse m.m ved udleveringen, ligesom der skal kvitteres. Nøglen skal bruges under ansvar og nøgleindehaver skal sikre, at døre bliver aflåst igen efter nødvendigt brug. Når nøgleindehaver ikke længere har funktionen, hvor det var relevant at have nøglen, skal denne afleveres snarest. Afdelingsformænd eller andre udvalgsformænd (for eks. festival- eller sommerfestudvalg) er ansvarlig for, at deres tilknyttede nøgleindehavere aflevere nøgler ved ophør.
Vi har blandt andet nøgler til følgende:
I hallen: nøgle til klubrum, møderum, billard og spillerindgang og til boldrum
Denne nøgle administreres nu af hallens personale, og trænere/ledere kan få nøglen udleveret ved henvendelse hertil.
Hvis nøgler udleveret efter 1/1-2012 mistes eller ikke afleveres ved træners ophør, pålægges afdelingen et gebyr på 200 kr. (kan evt videreopkræves hos træneren).
Nøgle til stenhus i Ågerup
Nøgler til diverse hængelåse og containere og nøgle til opbevaringshal.
Nøgler administreres p.t. af materialeforvalter
Nøgler til skydekælder og til tennishus adminiistreres af de respektive afdelinger.