Afdelingernes bidrag/indsats ved fælles arrangementer m.v.
Idrætsforeninger som Gundsølille Skytte Gymnastik og Idrætsforening kan kun fungere og eksistere på grund af den store frivillige indsats, trænere, instruktører og ledere viser til hverdag, og også når foreningen skal præsentere sig for omverdenen og skal skabe fællesskab og samarbejde ved fælles arrangementer, er der behov for en stor frivillig indsats, både fra de nævnte trænere/ledere og måske især fra medlemmer og deres forældre.
Denne side fortæller om den indsats, den enkelte afdeling forventes at yde ved fælles arrangementer og andre tilfælde:
Fastelavn
Arrangementet foregår fastelavnssøndag kl. 14.30 i Gundsølillehallen. Arrangementet styres af en koordinator og 8-10 medhjælpere fra afdelingerne. Herudover er det kotume, at publikum er meget flinke til at assistere med 2 voksne pr. tønde (p.t. har vi 10 tønder).
Indsats omfatter bestilling af lokale, indkøb af tønder, pynt, slik, boller, sodavand etc, incl. transport. På selve dagen er der bordopstilling, ophæng af tønder, klargøring af boller og sodavand etc. Under festen er der kasse ved indgang, udlevering af boller/sodavand, styring af konkurrencer m.v.. Efter drejer det sig om oprydning, fjernelse af borde/stole, sammenlagt på dagen ca: 5-6 timer indsats.
Assistance: Hved afdeling stiller i snit med 1 medhjælper
Koordinator: Formand eller anden udpeget
Afdelingens økonomiske udbytte: Ved overskud af fastelavn og sommerfest samlet foretages overskudsdeling, hvis overskuddet er større end 5000 kr. pr. år.
Sommerfest i Ågerup
Sommerfesten er vores største fælles arrangement, hvor alle afdelinger er aktive. Sommerfesten finder sted i den tredje weekend i august og forløber fra torsdag aften til søndag cl. kl. 16.00. Sommerfesten styres af et udvalg på ca. 6-10 medlemmer, der refererer til hovedbestyrelsen. Opgaverne i sommerfest-arrangementet strækker sig fra januar til september for udvalgets vedkommende, men de aktiviteter, hvor det enkelte udvalg skal være aktive i, er følgende:
-
søndagen inden sommerfest: 2 mand skal indgå i opstillingsstyrke, der sætter telte m.v.
-
tirsdagen inden sommerfest 2 mand skal indgå i klargøringsstyrke, derblandt andet opstiller borde, stole, scene, telte etc
-
søndag kl. 16.00 2 mand skal indgå i nedtagnings og oprydningsholdet
-
Alle afdelinger har ansvar for en bod (baren passes af 2 afdelinger). Hver afdeling er ansvarlig for at boden kan fungere i hele åbningstiden, d.v.s. opstilling af materiale etc. i boden, indkøb af præmier og salgsvarer, bemanding med 2 eller flere personer (minimum 1 voksen) i hele åbningstiden. Hvis der ændres i bodens sortiment eller virke, skal dette aftales på forhåd med sommerfestudvalget.
-
Evt. kan der være andre fælles aktiviteter, som afdelingen skal indgå i. Information herom gives i god tid af sommerfestudvalget.
Afdelingens økonomiske udbytte: Ved overskud af fastelavn og sommerfest samlet foretages overskudsdeling, hvis det samlet er større end 5000 kr. pr. år.
Eat Beer Roskilde Festival
Foreningens deltagelse i Roskilde Festival er styret af festivaudvalget (se siden) der næsten er aktive hele året med det store arrangement.
Bemandingen påbegyndes ca. marts og det er en stor omgang: I 2010 skal man have 175 medarbejdere på plads. Det er helt frit for den enkelte afdeling i GSG&IF, om de vil være med på festivalen, men afregningen fra festivalen følger den indsats, den enkelte afdeling yder, og der har været fordelt adskillige tusind kr. til den enkelte afdeling. Hvis der er medlemmer i afdelingen, der deltager i festivalarrangementet, er det væsentligt, at de oplyser om, hvilke afdeling(er) de repræsenterer.
G.I.V bankospil
Vores støtteforening, Gundsølille Idrætsforenings Venner giver meget flittigt penge til gode formål i idrætsforeningen, primært til børn og unge, men hvis formålet er godt, kan der også gives til andre. Støtteforeningen afholder bankospil ca. 12 søndage om året, hvor de har behov for en hjælpende hånd fra idrætsforeningen. Det drejer sig om 2 voksne medhjælpere pr. gang (ca. fra kl. 13.00 - 17.00), og denne opgave går på skift mellem afdelingerne. Idrætsforeningen har en koordinator (p.t. Palle Jensen), der styrer tilmeldingen, når datoerne kendes. Alle afdelinger skal deltage mindst en gang pr. år.
Kvartalsnyt - indhold og distribution
Foreningens medlemsblad - Kvartalsnyt - uddeles 3 gange pr. år. Uddelingen foretages af de enkelte afdelinger, der har en fast rute. Information om ruterne fås ved henvendelse til bladets redaktion.
Herudover har afdelingerne også til opgave at medvirke til bladets indhold. Det kan være oplysninger om hvordan det går/har gået i afdelingen, og det kan være gode historier fra medlemmernes oplevelser med afdelingen. Der er temmelig tit behov for "stof", så hvis I har en ide, så skriv et indlæg og send det til kvartalsnyt@gsgif.dk
Andre opgaver
Til tider kan det være nødvendigt, at afdelingen yder en ekstra indsats for fællesskabet. Det kan være, at vi har behov for et oprydningshold i vores lade eller i vores opbevaringsrum i hallen. Det kan være, at vi skal holde jubilæum eller anden festitas, der skal forberedes. I alle tilfælde vil anmodningen om assistance komme via hovedbestyrelsen, hvor afdelingens formand indgår, og det skal tilstræbes, at anmodningen skal komme i så god tid som muligt, så afdelingen kan få hjælpen på plads
